Predfaktúra, faktúra k prijatej platbe a vyúčtovacia faktúra: tri doklady, ktoré sa pletú

Klient zaplatil zálohu a účtovníčka dostane do rúk „faktúru". Je to predfaktúra, doklad k prijatej platbe, alebo už konečná faktúra? Na papieri vyzerajú všetky tri podobne, v účtovníctve a v DPH znamenajú každá niečo iné. Keď sa pomiešajú, končí to dvojitou platbou, dvojitou DPH alebo dokladom, ktorý treba opravovať.

Nedávno sme ten postup dolaďovali na vlastnej fakturácii spolu s účtovníčkou. Toto je poradie, ktoré z toho vyšlo, aj s chybami, ktoré sme cestou spravili.

Tri doklady, tri rôzne úlohy

1. Predfaktúra (zálohová faktúra)

Výzva na zaplatenie. Nie je daňovým dokladom a jej vystavením nevzniká žiadna daňová povinnosť. Dodávateľ ňou hovorí, koľko a kam má odberateľ poslať. Odberateľ si z nej DPH neodpočíta a do účtovníctva sa ako faktúra nezapisuje. Má vlastný číselný rad, aby sa neplietla medzi ostré faktúry.

2. Faktúra k prijatej platbe

Keď platiteľ DPH prijme platbu skôr, než dodá tovar alebo službu, vzniká mu daňová povinnosť dňom prijatia platby, a to zo sumy, ktorú prijal. K tejto platbe musí vystaviť faktúru, lehota je 15 dní od prijatia platby. Tento doklad už daňovým dokladom je. Odberateľ si podľa neho uplatní odpočet, dodávateľ z neho odvedie DPH.

Dôležité je, čo na ňom má byť a čo nie:

• označenie, že ide o daňový doklad k prijatej platbe,
• položka v znení „Prijatá záloha zo dňa 24. 9. 2026 k predfaktúre č. …",
• rozpis: suma bez DPH, sadzba a suma DPH, spolu,
• suma na úhradu 0,00 € a poznámka, že doklad je uhradený.

Na doklade naopak nemá čo robiť číslo účtu, variabilný symbol na platbu a dátum splatnosti. Klient už zaplatil.

3. Vyúčtovacia faktúra po dodaní

Po dodaní sa vystaví faktúra na celú hodnotu dodávky a prijatá záloha sa od nej odpočíta, základ aj DPH zvlášť, s odkazom na číslo dokladu k prijatej platbe. Daňová povinnosť z tejto faktúry je už len z rozdielu. Na úhradu ostáva doplatok.

Príklad na číslach

Zákazka za 3 080 € bez DPH, záloha 50 % vopred, sadzba 23 %.

DPH sa odvedie dvakrát po 354,20 €, raz v mesiaci prijatia zálohy a raz v mesiaci dodania. Spolu 708,40 €, presne toľko, koľko patrí k zákazke. Predfaktúra do toho nevstupuje vôbec.

Štyri chyby, ktoré vidíme najčastejšie

Doklad k prijatej platbe vyzerá ako bežná faktúra

Toto sme spravili sami. Doklad k zálohe vyšiel so „sumou na úhradu", s číslom účtu a so splatnosťou. Účtovne bol v poriadku, klient ho však mohol pokojne zaplatiť druhýkrát. Riešenie je jednoduché: nula na úhradu, slovo „uhradené" a žiadne platobné údaje.

Predfaktúra zaúčtovaná ako faktúra

Klient pošle kancelárii predfaktúru a tá skončí medzi prijatými faktúrami s odpočtom DPH. Keď o pár dní príde doklad k prijatej platbe, je tá istá suma v evidencii dvakrát. Predfaktúra patrí k bankovému pohybu ako vysvetlenie platby, nie do knihy faktúr.

Konečná faktúra bez odpočtu zálohy

Dodávateľ po dodaní vystaví faktúru na plnú sumu a zálohu neodpočíta. DPH zo zálohy sa tak odvedie dvakrát a odberateľ dostane výzvu zaplatiť viac, než dlhuje. Opačná chyba je faktúra len na doplatok bez zmienky o zálohe. Vtedy z dokladu nevidno, aká bola hodnota celej dodávky.

Doklad k platbe sa nevystaví vôbec

„Veď o týždeň aj tak fakturujeme." Daňová povinnosť však vznikla dňom, keď peniaze prišli na účet. Ak záloha príde v septembri a dodanie je v októbri, bez dokladu k platbe chýba DPH v septembrovom priznaní. Či sa dá v konkrétnom prípade vystačiť s jednou faktúrou, keď platba a dodanie nasledujú tesne po sebe, je otázka na účtovníčku, nie na odhad.

Čo si má kancelária ustrážiť

• Dátum prijatia platby rozhoduje o období DPH pri zálohe, nie dátum predfaktúry.
• Väzba medzi dokladmi. Vyúčtovacia faktúra má niesť číslo dokladu k prijatej platbe a ten zas číslo predfaktúry. Bez toho sa párovanie robí z hlavy.
• Predfaktúry v podkladoch. Vyplatí sa dostávať od klienta aj vystavené predfaktúry. Nie sú daňovým dokladom, pri párovaní prijatých záloh však ušetria otázky.
• Jedna záloha, jeden odpočet. Zálohu možno odpočítať len raz a len do výšky dodávky.

Ako to robíme vo FaStorme

Po zaplatení predfaktúry vystaví FaStorm faktúru k prijatej platbe sám, s položkou „Prijatá záloha zo dňa…", s rozpisom DPH a s nulou na úhradu. Pri konečnej faktúre stačí vybrať, ktorú zálohu odpočítať. Systém nedovolí odpočítať zálohu iného odberateľa, tú istú zálohu dvakrát ani viac, než je hodnota dokladu. Do súčtov pre DPH ide z vyúčtovacej faktúry len zostatok a banka páruje presne doplatok. Mesačný balík pre účtovníčku obsahuje faktúry aj predfaktúry, každé v samostatnej časti súpisu.

Od januára 2027 budú tie isté tri doklady chodiť medzi platiteľmi DPH ako e-faktúry. Postup sa nemení, mení sa len formát. Kto má zálohy v poriadku dnes, nebude ich musieť opravovať za behu.