Ako zistiť, že k platbe chýba doklad — ešte pred podaním DPH

Každá kancelária pozná ten moment. Uzávierka, podanie DPH sa blíži a niekde v hlave sedí pocit, že niečo chýba. Prejdete zoznam prijatých faktúr, zdá sa kompletný — lenže presne v tom je chyba. Zoznam prijatých faktúr obsahuje len to, čo ste dostali. Doklad, ktorý vám nikto neposlal, sa v ňom neprejaví ničím. Nemáte ako zistiť, že chýba, lebo tam nikdy nebol.

Spoľahlivý postup preto vedie z opačnej strany: od peňazí. Bankový výpis obsahuje každú platbu, ktorá reálne odišla, a nikoho sa nepýta, či k nej doklad existuje. Ak k pohybu nedokážete priradiť doklad, máte nález.

Postup, ktorý sa dá zopakovať každý mesiac

1. Dostaňte výpisy do dát, nie do PDF

PDF výpis je na kontrolu úplnosti nepoužiteľný — dá sa len čítať očami. Slovenské banky vedia posielať výpisy vo formáte camt.053, čo je štandardná XML podoba bankového výpisu podľa ISO 20022. Obsahuje dátum, sumu, protistranu, symboly aj text platby. Väčšina bánk to má v internet bankingu ako plánovaný export a vie ho posielať denne e-mailom. Nastavenie je otázka desiatich minút a je to najlepšie investovaný čas v celom procese.

2. Spárujte, čo sa spárovať dá

Poradie od najspoľahlivejšieho k najmenej spoľahlivému:

• Variabilný symbol — keď sedí, je hotovo.
• Číslo faktúry v texte platby — takto platia najmä českí a zahraniční odberatelia, ktorí variabilný symbol nepoužívajú vôbec a číslo dokladu napíšu do poznámky.
• Suma a dátum — použiteľné len vtedy, keď je v okolí niekoľkých dní jediná platba s danou sumou. Ak sú dve, radšej nechajte položku nespárovanú, než aby ste ju priradili zle; falošne spárovaný doklad je horší než nespárovaný, lebo o ňom už nikto nevie.

3. Odfiltrujte prevádzkový šum

Bez tohto kroku dostanete zoznam, ktorý nikto nebude čítať. Trvalo mimo kontroly patria: bankové poplatky, úroky, daňové platby, odvody do Sociálnej a zdravotnej poisťovne, splátky úverov a lízingov, prevody medzi vlastnými účtami a inkasá. Ku všetkému tomu doklad buď neexistuje, alebo je založený inde. Cieľ je, aby v zozname ostalo výhradne to, čo sa dá reálne od niekoho vypýtať.

4. Nezabudnite na kartu

Toto je najčastejšie slepé miesto. Platby firemnou kreditnou kartou sa na bežnom účte objavia ako jedna súhrnná splátka na konci mesiaca — jednotlivé nákupy v nej nevidno. Ak kontrolujete len bežný účet, celá kategória výdavkov vám vypadne z dohľadu, pritom práve tam vznikajú bločky, ktoré sa strácajú najčastejšie. Riešenie je načítať aj výpis z karty a bločky párovať proti nemu.

5. Zvyšok pošlite klientovi ako zoznam

To, čo po štyroch krokoch ostane, je hotová úloha pre klienta — dátum, suma, obchodník. Nie prosba o doklady, ale tri konkrétne riadky. Skúsenosť hovorí, že takto formulovanú požiadavku vybaví väčšina klientov v ten istý deň.

Čo typicky vypadne

Keď sa kontrola spustí prvýkrát, nálezy sú prekvapivo podobné naprieč firmami: tankovanie pohonných hmôt, nákupy v e-shopoch s dodaním na prevádzku, drobný materiál z hobbymarketu, obedy a pohostenie, ročné predplatné softvéru, ktoré prišlo len ako e-mail bez prílohy, a poplatky za služby, kde si dodávateľ faktúru necháva vo svojom portáli a neposiela ju.

Ani jedna z týchto položiek nie je exotická. Všetky majú spoločné to, že o nich viete iba z bankového výpisu.

Prečo to má zmysel robiť priebežne

Doklad sa dá dohľadať tým ľahšie, čím je čerstvejší. Po týždni klient vie, kde bol a čo kupoval. Po troch mesiacoch to nevie nikto a končí sa to buď stratou odpočtu DPH, alebo časom stráveným vybavovaním kópie od dodávateľa. Kontrola úplnosti raz týždenne je preto lacnejšia než tá istá kontrola raz za štvrťrok — hoci celkovo zaberie viac úkonov.

Ako to robíme vo Fastorme

Presne v tomto poradí, len automaticky. Výpisy sa načítavajú denne, párovanie prebehne po každom importe, prevádzkový šum je nastavený raz a platí ďalej, a kartové výpisy sa dopĺňajú samostatne. Výsledkom je zoznam „debety bez dokladu" za obdobie — a to je celá kontrola úplnosti, kvôli ktorej sme Fastorm pôvodne postavili pre vlastné účtovníctvo.