Vyúčtovacia faktúra k prijatej platbe: vzor, odpočet zálohy a účtovanie

Vyúčtovacia faktúra je faktúra, ktorú dodávateľ vystaví po dodaní tovaru alebo služby, keď mu odberateľ časť ceny zaplatil vopred. Uvádza celú hodnotu dodávky, odpočíta prijatú zálohu a na úhradu ostáva doplatok. Daňová povinnosť z nej vzniká len z rozdielu, lebo DPH zo zálohy sa odviedla už dňom prijatia platby.

Tento článok uzatvára trojicu dokladov pri zálohe. O predfaktúre a o tom, prečo nie je daňovým dokladom, píšeme v článku Predfaktúra, faktúra k prijatej platbe a vyúčtovacia faktúra. Vzor a náležitosti dokladu k zálohe sú v článku Daňový doklad k prijatej platbe. Tu nadväzujeme na ten istý príklad: zákazka 3 080 € bez DPH, záloha 50 % prijatá 24. 9., dodanie 5. 10.

Vzor vyúčtovacej faktúry s odpočtom zálohy

Čo musí vyúčtovacia faktúra obsahovať navyše oproti bežnej faktúre:

• Celú hodnotu dodávky so základom dane, sadzbou a výškou DPH. Z nej vidno, čo sa reálne dodalo. Faktúra len na doplatok túto informáciu stráca.
• Odpočet zálohy rozpísaný na základ dane a DPH zvlášť, s číslom daňového dokladu k prijatej platbe a dátumom prijatia platby. Práve tento odkaz spája doklady pri kontrole.
• Zostatok opäť so základom a DPH. Toto je suma, ktorá vstupuje do priznania k DPH za mesiac dodania, v príklade 1 540 € základ a 354,20 € daň.
• Sumu na úhradu rovnú zostatku, k nej číslo účtu, variabilný symbol a splatnosť.

Dátum dodania je dňom dodania tovaru alebo služby. Lehota na vystavenie je 15 dní od dodania (§ 73 zákona o DPH). Do kontrolného výkazu ide vyúčtovacia faktúra so sumami po odpočte zálohy, doklad k prijatej platbe tam už bol v mesiaci prijatia zálohy.

Účtovanie u dodávateľa

Podvojné účtovníctvo, platiteľ DPH, čísla z príkladu. Prijatá záloha sa účtuje ako záväzok na účte 324, nie ako výnos. Výnos vzniká až dodaním.

Po zaúčtovaní je účet 324 vyrovnaný, pohľadávka 311 vyrovnaná a na účte 343 ostáva 708,40 €, presne DPH z celej zákazky. Z toho 354,20 € sa priznalo za september a 354,20 € za október.

Účtovanie u odberateľa

Nákladový alebo majetkový účet závisí od toho, čo sa dodalo. Pri montáži monitorovacieho systému pôjde spravidla o dlhodobý majetok na účte 042, pri službe o náklad na účte 518. To je otázka na účtovníčku klienta, nie na dodávateľa.

Ako to rieši Omega a iné programy

Účtovné programy majú na tento prípad vlastný mechanizmus. V KROS Omege sa vo vyúčtovacej faktúre použije položka odpočtu zálohy, ktorá sa viaže na vystavený daňový doklad k prijatej platbe, program potom do DPH pustí len rozdiel a účet 324 vyrovná sám. Dôležité je nezadať odpočet ako obyčajnú položku so zápornou sumou, vtedy by sa DPH zo zálohy odviedla dvakrát alebo by chýbala väzba na pôvodný doklad. Presný postup sa medzi verziami líši, preto sa oplatí raz si ho s účtovníčkou prejsť a uložiť ako interný návod.

Tri chyby, ktoré sa opakujú

• Záloha odpočítaná len sumou spolu. Bez rozpisu na základ a DPH nesedí priznanie ani kontrolný výkaz.
• Záloha odpočítaná dvakrát, raz v dodatočnom doklade k platbe a raz vo vyúčtovaní, alebo odpočet vyšší, než bola hodnota dodávky.
• Chýbajúci odkaz na doklad k prijatej platbe. Účtovníčka potom páruje z hlavy a pri kontrole treba dokladovať, ku ktorej zálohe odpočet patrí.

Ako to robí FaStorm

Vzor vyššie je skutočný výstup FaStormu. Pri vyúčtovacej faktúre stačí vybrať, ktorý doklad k prijatej platbe sa odpočítava, a systém doplní odpočet základu aj DPH, odkaz na číslo dokladu a dátum platby. Nedovolí odpočítať zálohu iného odberateľa, tú istú zálohu dvakrát ani viac, než je hodnota faktúry. Do súčtov pre DPH ide len zostatok a banka páruje presne doplatok. Účtovníčka dostane v mesačnom balíku všetky tri doklady pokope.